Sursa foto: https://www.pexels.com/photo/person-using-macbook-pro-on-brown-wooden-desk-1061588/
În zilele noastre e-mailul este unul dintre cele mai importante canale de comunicare, atât pentru afaceri, cât și pentru viața personală. De aceea, este important să avem grijă la detalii pentru ca interlocutorul nostru să citească mesajul și să îl și înțeleagă așa cum l-am gândit.
Cu toții am făcut greșeli, uneori penibile, atunci când am trimis e-mailuri. Se întâmplă să avem greșeli de scriere, să scriem destinatarul greșit sau să spunem că atașăm ceva și să nu o facem. Acest lucru se întâmplă pentru că de cele mai multe ori nu avem timp să recitim ceea ce am scris. Dar, destinatarul poate nu înțelege asta și consideră o lipsă de respect greșelile, mai ales dacă vorbim de e-maluri de business.
Iată câteva dintre cele mai enervante lucruri pe care le poți face atunci când trimiți un e-mail.
Uiți să pui semnătura
Este destul de enervant să observi, atunci când primești un e-mail, că expeditorul a uitat să își pună semnătura cu datele de contact. Mai există varianta când își schimbă adresa sau numărul de telefon și uită să modifice și în semnătură. Chiar dacă există, aceste informații vor fi inutile. Poți face una standard care să apară automat la sfârșitul fiecărui email. Dacă nu ai timp, angajează o firmă care să facă asta. Poți căuta una pe https://termene.ro/produs-raport-cip .
Nu verifici ce ai scris
Nu îți ia mai mult de 30 de secunde să mai arunci un ochi pentru corpul e-mailului înainte să îl trimiți. În felul acesta vei scăpa de situația penibilă de a avea nu doar cuvinte cu litere lipsă, dar și greșeli gramaticale care vor face destinatarul să se îndoiască de profesionalismul tău.
Nu lași spații
Ți s-a întâmplat să primești un e-mail care conține un bloc de text pe care să îți fie foarte greu să îl parcurgi? Și atunci când compui o scrisoare electronică poți folosi paragrafe, liniuțe și alte elemente care să spargă textul și să îl facă mai ușor de parcurs. Dacă ai prea multe informații de transmis, ai putea să îi dai interlocutorului tău un telefon.
Specifici subiecte care nu au sens
Destinatarul ar trebui să își dea seama de ceea ce ai de spus din subiectul e-mailului. De cele mai multe ori acesta este atât de vag sau de irelevant că devine enervant și confuz.
Folosești prea mult butonul ”reply all”
Mulți șefi își doresc să fie și ei trecuți în copy carbon (CC), deși ar trebui să aibă încredere în oamenii pe care îi angajează. Acest buton trebuie folosit doar dacă informația îi vizează și pe cei menționați în copie. Altfel este doar pierdere de timp.
Răspunzi prea târziu
Toți suntem ocupați la birou și avem foarte multe de făcut. Totuși, răspunsul la e-mailuri face parte din sarcinile zilnice pentru anumite joburi, așa încât este bine să îți faci timp și pentru acest lucru. Nu este neapărată nevoie să răspunzi chiar imediat, dar ai putea să o faci până la sfârșitul zilei. De asemenea, ai putea să trimiți un e-mail în care să îi spui celui care ți-a scris că te ocupi de problema lui. Altfel, se va simți ignorat.
