Sursa foto: https://www.pexels.com/photo/pondering-female-secretary-picking-folder-in-workplace-3791242/
Un birou curat este un spaţiu de lucru eficient pentru toţi cei care au nevoie de linişte şi de creativitate la locul de muncă. În fond, eficiența angajaţilor este dată în mare măsură de felul în care este organizat biroul, mediul în care oamenii îşi desfăşoară activitatea punându-şi amprenta pe rezultatele muncii şi pe succesul proiectelor.
În funcţie de jobul în cauză, organizarea biroului poate fi mai simplă sau poate presupune lucruri mai complicate şi, deşi nevoile diferă, principiile sunt aceleaşi, indiferent de activitatea desfăşurată.
Produse de birotică şi papetărie ideale pentru organizarea biroului
Birourile sunt dotate de regulă cu un computer sau un laptop, puţine mai sunt joburile care nu presupun folosirea unui astfel de dispozitiv. Dar, pe lângă laptop şi computer, mai poate fi nevoie şi de un teanc de hârtii şi de documente pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu.
Aceste teancuri de hârtii şi de documente pot fi organizate într-un biblioraft care trebuie să stea la loc de cinste pe birou şi angajaţii să poată găsi cu uşurinţă informaţiile de care au nevoie atunci când le sunt solicitate de către şefi sau de către clienţi.
De asemenea, agendele sunt absolut necesare pe birou pentru a nota ce trebuie făcut în ziua respectivă şi pentru a pune în ordine activităţile, precum şi post-it-urile, foarte bine plasate, pentru a reaminti detalii care ar putea să le scape angajaților.
Biroul trebuie organizat şi ordonat în aşa fel încât pe el să se găsească numai lucrurile pe care angajaţii le folosesc în mod curent, iar ceea ce folosesc mai rar poate fi pus în dulap sau într-un sertar. Cutiile de organizare a elementelor din birou sunt elemente importante ce nu trebuie să lipsească angajaţilor.
Citește și: Biblioraftul este un accesoriu util pentru păstrarea documentelor în deplină siguranță
Cum se organizează documentele importante de pe birou?
Documentele importante de pe birou trebuie foarte bine organizate, astfel încât să fie găsite în timp record, atunci când utilizatorii au nevoie de ele. Pentru a organiza documentele de pe birou sunt necesare:
- Dosarele cu şină sau dosarele plic dotate cu folii din plastic – fiecare categorie de documente va fi introdusă într-un dosar pe care va scrie ce acte conţine;
- Bibliorafturi – elemente extrem de utile pentru că ajută utilizatorii să găsească cu uşurinţă actele importante;
- Spaţii de depozitare – în care vor fi aşezate bibliorafturile şi care sunt indispensabile unui spaţiu de lucru bine organizat.
Alte accesorii pentru organizarea mai bună a biroului includ:
- Capsatoarele;
- Perforatoarele;
- Agrafe de birou;
- Folii transparente.
Un alt aspect demn de luat în calcul este alegerea unui loc pentru fiecare categorie de documente, spre exemplu pe un raft pentru clienţi şi pe alt raft pentru furnizori sau facturi, iar lista poate continua.
De asemenea, tăviţele pentru documente amplasate în vecinătatea biroului în cadrul unui dulap sunt necesare pentru actele de care angajaţii trebuie să se ocupe urgent, iar suporturile de birou cu sertare care nu ocupă prea mult spaţiu pe birou dar care îi ajută să aibă mereu la îndemână actele de care au nevoie sunt cu adevărat utile.
