Şedinţe
Angajatul modern tipic consumă, în medie, mai mult timp participând la diferite întâlniri decât pentru activitatea propriu-zisă. Oricine a lucrat vreodată într-un birou ştie cât de neplăcute pot fi şedinţele: îţi întrerup munca, perturbă activitatea zilei şi permit colegilor extrovertiţi să vorbească fără întrerupere. Deşi şedinţele ocupă din ce în ce mai mult din ziua noastră de muncă, mulţi dintre noi nu mai vedem beneficiile pe care le aduc şi resimţim doar frustrarea de a fi deranjaţi din activitate.
Cu toate acestea, dacă sunt programate şi organizate corespunzător, şedinţele reprezintă modalitatea optimă pentru comunicarea în interiorul echipei, consolidarea unei viziuni comune, îmbunătăţirea abilităţilor angajaţilor. Iată de ce trebuie să ţineţi cont pentru a eficientiza şedinţele şi pentru a vă asigura că nu pierdeţi timpul oamenilor şi nu irosiţi bani companiei:
- participarea trebuie să fie voluntară – dacă un angajat spune că nu dorește să participe la o întâlnire, respectați acest lucru. Favorizați o cultură organizaţională în care angajații iau inițiativa de a citi în prealabil agenda unei întâlniri și de a decide dacă participă sau nu la o şedinţă. Un angajat bine organizat poate să îşi dea seama când nu poate contribui semnificativ la o întâlnire.
- ordonaţi punctele de pe agendă în funcţie de importanţa lor – studiile psihologice au demonstrat că subiectele care sunt discutate la începutul unei şedinţe tind să primească cel mai mult timp şi atenţie, indiferent cât de complexe ar fi acestea.
- cu cât o şedinţă este mai lungă, cu atât este mai ineficientă – acest lucru se datorează unui fenomen cunoscut sub numele de Legea lui Parkinson, care prevede că durata necesară pentru a finaliza o sarcină se va extinde sau se va contracta în funcție de timpul alocat. Având în vedere acest lucru, încercați să vă scurtați următoarea întâlnire cu câteva minute și veţi vedea că discuţiile se vor focaliza pe subiectul important, pentru a se încadra în intervalul de timp mai redus.
- nu vă supraevaluaţi abilitatea de a modera o şedinţă. Cei care conduc o şedinţă o evaluează de obicei mai pozitiv decât participanții. Conform unor studii, cu cât vorbește mai mult cineva într-o ședință, cu atât va fi mai pozitivă impresia pe care şi-o formează despre acea întâlnire. Şi de obicei, persoanele care vorbesc cel mai mult în întâlniri sunt cele care o organizează şi coordonează. Așadar, pentru a obține o estimare mai realistă a abilităților dvs., va trebui să întrebați persoanele care participă la întâlnirile pe care le organizaţi despre ce cred cu adevărat despre ele.
- reduceţi numărul de persoane care participă la o şedinţă. Întâlnirile cu multe persoane sunt cele mai bune prietene ale chiulangiilor: dacă vrei să stai linştit, să te relaxezi şi să asculţi alte persoane vorbind, o şedinţă cu mulţi participanţi este oportunitatea ideală. Dacă doriţi ca echipa dvs. să facă progrese, trebuie să reduceţi drastic lista de invitaţi. Chiar dacă intuiţia ne-ar putea spune că o şedinţă poate beneficia de contribuţia mai multor minţi, știința dezvăluie că invitarea participanților în plus este de fapt contraproductivă. Indivizii au tendinţa de a-şi reduce eforturile şi motivaţia atunci când lucrează în grup. Chiar și atunci când participanții fac tot posibilul pentru a fi productivi, studiile sugerează că grupurile mari au dificultăţi în a lua decizii. Dacă un grup creşte peste şapte persoane, fiecare individ în plus scade eficienţa decizională a grupului cu 10%. Aşadar, şapte participanți reprezintă numărul ideal de oameni pentru luarea deciziilor.
