Sedintele, mari consumatoare de timp, de multe ori sunt si neplacute. Totusi, ele sunt foarte importante mai ales in cadrul proiectelor, pentru ca dau calea de urmat intr-un mediu afectat de schimbari.
Ele reprezinta mai mult decat o adunare de oameni care discuta pe marginea unui subiect. De multe ori, scopul sedintelor nici nu este atins, rezultand astfel, o pierdere de timp pentru toata lumea. Scopul acestui articol este de a oferi sfaturi managerului de proiect cu privire la cum trebuie condusa o sedinta eficace.
Cand stabilim sedintele?
In orice proiect, trebuie stabilite, inca din faza de planificare, asa numitele milestones. Conform dictionarului, sensul cel mai apropiat in limba romana este bine cunoscuta borna kilometrica (folosita inca din antichitate).
In jargonul managerilor de proiect din Romania, cel mai des este intalnita varianta de jalon.
Scopul lor este de a oferi informatii managerului de proiect in legatura cu eventualele depasiri de timp, cost si calite a activitatilor executate pana la acel moment, fata de cum este stabilit in plan.
Pe baza acestor informatii, managerul de proiect poate controla buna desfasurare a proiectului, suplinind bugetul sau relaxand ritmul activitatilor, daca se constata ca acestea se desfasoara intr-un ritm mai alert decat s-a planificat.
Adesea, aceste jaloane se fixeaza la finalul fiecarei activitati mai importante, pentru ca astfel sunt mai usor de cuantificat progresele si costurile. insa scopul lor este de a corecta din timp erorile si, din aceasta cauza, ar fi mai bine ca ele sa fie stabilite inainte de a fi prea tarziu pentru a mai remedia ceva.
Un mare general a spus ca un elefant se mananca bucatica cu bucatica. Daca va ganditi la proiectul vostru ca la un elefant, atunci cea mai buna tactica este cea a pasilor marunti (milestones) dar siguri.
Jaloanele se folosesc si in managementul riscurilor si pot fi un declansator pentru asa zisul “Pan B”.
Jaloanele sunt folosite pentru a monitoriza progresul proiectului, insa are si limitari. De obicei, ele sunt inserate pe drumul critic si nu tin cont de activitatile ne-critice. Asta poate da impresia ca activitatile din proiect se desfasoara conform planului, cand de fapt ele sunt intarziate. Daca jaloanele nu ar fi inserate pe drumul critic, atunci confuzia ar fi si mai mare atunci cand s-ar constata o intarziere, pentru ca aceasta nefiind pe drumul critic, este posibil ca sa nu afecteze intreaga durata a proiectului.
Nu uitati sa dati fiecarui milestone urmatoarele:
– nume
– data
– buget (la cat se ridica costul total conform planului la acel moment)
– persoana responsabila
– departament (acolo unde este cazul)
Asadar, sedintele trebuie stabilite la datele cand sunt atinse jaloanele.
Intervalul cel mai des intalnit in stabilirea sedintelor interne, este de 5-10 zile lucratoare. Desigur, variaza de la proiect la proiect, in functie de natura si complexitatea lui si de gradul de noutate. sedintele mai mari, la care iau parte si sponsorii sau alti stakeholderi importanti, au de obicei un interval mai mare, de una pana la 3 luni.
Ce se va discuta la sedinta?
sedintele din cadrul proiectului ar trebui sa fie evenimente de colaborare care analizeaza realizarile si nu esecurile din trecut. O statistica2 arata ca numai 25% dintre repondenti afirma ca asta se discuta in cadrul organizatiilor din care fac parte.
Clarificati scopul si diseminati tuturor agenda sedintei. Principalul aspect care trebuie discutat in cadrul unei sedinte, este progresul inregistrat fata de cel planificat. Care este momentul de referinta? Jalonul.
Daca aveti nevoie de informatii specifice de la cineva, atunci asigurati-va ca le va avea la momentul sedintei si ca va putea participa.
Dupa ce se stabilesc masurile care se vor lua pentru a corecta abaterile de la planificare, se cauta tintele ce trebuie atinse pentru urmatorul jalon. Aceste tinte este bine sa fie supuse parerii tuturor participantilor din cadrul sedintei, chiar daca decizia ramane tot in mainile managerului de proiect.
Cum se va desfasura sedinta?
Durata sedintei nu trebuie sa depaseasca o ora. Timpul este o resursa pretioasa iar atentia individuala cu greu depaseste 15 minute de concentrare continua. Daca este necesar, faceti o pauza si reluati.
incepeti sedintele la timp, chiar daca nu este toata lumea prezenta. Daca ii veti astepta pe cei intarziati, riscati ca pe viitor si cei prezenti sa intarzie.
sedintele trebuie sa se incheie cu o nota scrisa (minuta) de catre cineva desemnat, in care sa se regaseasca motivul sedintei (problemele identificate), deciziile luate si eventualele obiectii, indoieli, sau riscuri semnalate de catre participanti.
Aceasta nota trebuie mai apoi diseminata catre toti participantii, pentru ca de multe ori se intampla ca in urma unei sedinte fiecare sa plece cu viziunea sa asupra celor convenite. Desemnati o persoana responsabila de minuta sedintei.
Este bine ca discutiile sa fie incurajate, dar pentru fiecare problema trebuie luata o decizie.
Terminati sedinta la timpul stabilit. Astfel veti evita ca cineva sa o paraseasca inainte de a se termina. Oamenii au agendele lor si daca disconfortul creat de intarzierea la dentist poate fi trecut, cu siguranta luarea copiilor de la gradinita nu poate suferi amanare.
in cazul unei sedinte de amploare, la care iau parte diferiti stakeholderi (persoane care pot influenta proiectul), nu uitati sa alocati timp pentru intrebari.
Ca manager de proiect, multumiti celor prezenti pentru participare. Asigurati inca odata pe cei implicati ca efortul lor este vizibil.
Folositi aceasta oportunitate pentru a felicita unul dintre membrii echipei, detaliati meritele lui. Feriti-va sa acuzati in public, nu este constructiv. (Stefan Badescu – www.accedio.ro)
